Het geheim van een effectieve urenregistratie

Urenregistratie is een noodzakelijk kwaad. Toch is het een belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces. Urenregistratie geeft inzicht in projectkosten en uren schrijven is nodig voor facturatie. Het is slim om na te denken over efficiënte urenregistratie voor jouw bedrijf! Daarmee houd je meer tijd over voor echt belangrijke zaken. En met inzichten over kosten kun je je bedrijfsprocessen verbeteren.

Eenvoudige invoer

Het is belangrijk dat medewerkers snel en makkelijk uren kunnen invoeren. Geen ingewikkelde codes en teveel invoervelden die onduidelijk zijn. Alleen een selectie van het hoognodige zodat de invoer van uren eenvoudig is. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een medewerk alleen relevante projecten ziet zodat de selectielijst kort blijft.

Gebruik een urenregistratie app voor het registreren van uren. Zo kunnen medewerkers onderweg of op de werkplaats direct uren invoeren. Dit komt de nauwkeurigheid ten goede en het is makkelijker voor medewerkers om uren goed bij te houden. Een goede urenregistratie app is onderdeel van een volledige urenregistratie met goede rapportage.

Simpele opzet

Om een goed overzicht te krijgen van projectkosten is een simpele inrichting belangrijk. Denk na over de structuur van project en activiteiten. Bedenk daarbij hoe je kosten wilt vaststellen. Dit kan met een vast uurtarief per medewerker of je laat medewerkers uit verschillende uurtarieven kiezen. Op deze wijze kun je bijvoorbeeld de kosten van overuren voor personeel met verschillende uurtarieven berekenen.

Het doel van de inrichting van je urenregistratie is om overzicht in tijdsbesteding en kosten te krijgen. Daarom is het belangrijk om je activiteiten zo te kiezen dat medewerkers eenvoudig de juiste activiteiten kunnen selecteren. Je kunt activiteiten in categorieën indelen voor meer overzicht. Een voorbeeld hiervan is een categorie ‘verlof’ met daarin activiteiten verschillende typen verlof zoals ‘vakantie’ en ‘onbetaald verlof’. 

Overzichtelijke rapportage

Het spreekt voor zich dat een duidelijke rapportage onmisbaar is. Meestal wordt onderscheid gemaakt tussen rapportage voor totale projectkosten en rapportage voor facturatie. Een rapportage voor een kostenoverzicht combineert gegevens van medewerkers tot totalen voor projecten. Voor facturatie is vaak een gedetailleerd overzicht van de verrichte werkzaamheden nodig. 

Veel bedrijven gebruiken Excel om rapporten op te slaan en te delen. Een voordeel van Excel is dat je extra informatie en overzichten kunt maken met geëxporteerde data. Goede urenregistratiesystemen genereren Excelrapporten zodat het niet nodig is om veel handmatige aanpassingen aan de rapportage te maken. Op deze manier is het opstellen van een managementrapport of facturatie geen tijdrovende klus meer.

Medewerkers motiveren

Een efficiënte urenregistratie staat of valt met de motivatie van werknemers om uren in te vullen. Eenvoudige invoer en een simpele opzet helpen hierbij enorm. Daarnaast is het een goede om uit te leggen waarom urenregistratie belangrijk is. Waar wordt de urenregistratie voor gebruikt? Wat zijn de gevolgen als uren niet goed zijn ingevuld? Het raakt iedereen als een bedrijf zijn kostenbeheer en administratie niet goed op orde heeft.

Tot slot

Hopelijk helpen bovenstaande tips met het verbeteren van je urenregistratie. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke processen. Echter, algemene principes zoals simpele invoer en een eenvoudige opzet zijn op alle urenregistraties van toepassing.