Gewoon rustig werken – waarom dat vaak niet lukt

Er zijn dagen dat je maar één wens heb: Gewoon rustig werken. Want soms is dat niet zo gemakkelijk. En vast dat je zelf ook weet waardoor dat komt. De gebruikelijke verdachten die je van het werk afhouden zijn:

• Telefoon
• E-mail
• Vergadering

Er lijkt geen remedie te zijn voor deze onzalige drie-eenheid die je van het werk afhouden.

Telefoon, e-mail en vergadering zijn slechts menselijk

We weten allemaal heel goed dat het niet zozeer het rinkelen van de telefoon, de ping van de e-mailnotificatie of de dreigende vergaderafspraak in de agenda is die ons ervan weerhoudt rustig te werken. Met een verstandige telefoonsoftware die gekoppeld is aan het CRM (Customer Relationship Management), kan je in één oogopslag zien wie er belt en kun je afwegen of de onderbreking de moeite waard is of dat de beller belangrijk is. In fasen van concentratie is het een goed idee om de telefoon volledig uit te zetten. Dan bel je op een geschikt moment zelf de bellers terug.

Je kunt de e-mailmeldingen uitschakelen en in plaats daarvan een vaste periode inplannen voor het verwerken van alle binnengekomen mails.

Vergaderingen kun je waarschijnlijk niet overslaan, maar met een goede en tijdige voorbereiding kun je ze in ieder geval uit je gedachten verbannen tot de vergadering daadwerkelijk plaatsvindt. Als het een ingewikkeld onderwerp is, is het goed je bijvoorbeeld twee weken voor de vergadering voor te bereiden om je gedachten te ordenen en alle documenten samen te stellen die je nodig zou kunnen hebben. Meestal is het echter voldoende om het twee tot drie dagen voor de vergadering af te handelen. Probeer in ieder geval alles wat belangrijk is een dag voor de vergadering bij elkaar te hebben.

Rustig werken komt steevast in het gedrang

Het voelt alsof de berg taken groter wordt en rustig werken steeds meer in het gedrang komt met elk telefoontje, elke e-mail en elke vergadering. Want achter elke verstoring zit een persoon. En die persoon heeft behoeften die hij of zij kenbaar maakt via een van de media. Dit geldt zowel voor klanten, zakenpartners en leveranciers als voor collega’s en meerderen. En je kunt niet zomaar iemand het zwijgen opleggen.

Met een telefoontje: verduidelijking, met e-mail en vergaderingen: ambiguïteit

Er is echter een verschil tussen een telefoongesprek en een e-mail of vergadering. De eerste is meestal ter verduidelijking. Je vindt iets niet of je weet het antwoord niet meteen. De ervaring is dat een telefoontje meestal leidt tot de voltooiing van een taak.

E-mail en vergaderingen daarentegen worden meestal gebruikt om de taak van iemands bureau af te krijgen: Klik op Verzenden en je kunt een vinkje achter de taak zetten. In een vergadering, bespreek je een onderwerp en vink je het mentaal af. Helaas is dit niet het geval. Meestal leidt dat alleen maar tot een e-mail ping-pong of een vergadermarathon. 

Oplossing 1: E-mails met een duidelijke boodschap

Tegenwoordig is de toon in de meeste bedrijven collegiaal, hoffelijk en bijna vriendelijk. Dit schept een aangename werksfeer en is op zich niet slecht. Veel e-mails zitten echter in een pluche jasje en lezen meer als een mooi verpakte suggestie dan als een duidelijke instructie of vraag. Of het zijn digitale speurtochten in e-mailvorm. Op de een of andere manier zijn we de gewoonte kwijtgeraakt om kort en bondig op te schrijven wat belangrijk is en wat we van de ander willen of nodig hebben. Wees concreet, to the point en duidelijk, zonder ellenlange verhalen.

Oplossing 2: Vergaderingen met een duidelijke agenda en doelstellingen

Klinkt volkomen logisch en eenvoudig. Je zou er immers van uit kunnen gaan dat uitnodigingen voor afspraken alleen worden verstuurd als je weet waarom en waarvoor je in de eerste plaats bijeenkomt. Maar veel vergaderingen zijn helaas frequent. Idealiter zouden de deelnemers aan het einde van de vergadering echter in staat moeten zijn om hun bestaande taken of zelfs hele projecten met succes af te ronden, of nieuwe, duidelijk omschreven taken en projecten toevertrouwd te krijgen.